郵件怎么寫才專業?這才是專業的郵件寫法

穿越火线之终结幽灵 www.knvrt.icu 來源:穿越火线之终结幽灵 作者:五百丁小編

曾經的我以為職場發郵件跟平時QQ郵件通訊沒什么兩樣,直到一腳踏入職場后,才發現其實遠遠沒那么簡單......近來不少同學跟我反映說,自從進入職場實習后,發郵件屢屢出錯,不斷地被領導數落,希望我能針對此出一篇推文,其實郵件也沒那么難,但要注意許多細節上的問題。下面我們具體分點講講:


1、搞清對象


在一般的郵箱中,都會設置有“收件人(TO)”、“抄送(CC)”、“密送(BCC)”三個發送對象。


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三個對象的職能各不相同,一定不能搞混?。?!


收件人:本郵件主要負責人,要求回復郵件。


注意:收件人排序要按照職位高低進行先后排序


抄送:需要知曉或可能配合的人,不要求回復郵件。


注意:不要抄送給無關的人,以免造成郵件轟炸


密送:只有發件人知道密送給了誰,且被密送者不知道該郵件是否還密送給了其他人。(一般用于?;ひ?,防止泄漏郵箱等......)


2、表明主題


郵件主題應該簡明清晰表明主旨,有一定信息量,切勿模糊籠統??墑柿刻砑憂白喝帽晏飧有涯?。


例如:


【請示】關于與Parsons設計學院開展教育合作相關事宜


【緊急】公司新品發布會最終版PPT確認


3、稱呼到位


正式的工作郵件不同于日常的便條,需要加上適當的稱呼以及落款。


一般來說,稱呼以發送對象的職場身份、職業為準,不清楚的稱呼為“先生(男)”、“女士(女)”。例如:劉總監、詹先生、鄧醫生。


(注意:切記稱呼男士為“X同志”、稱呼女士為“X小姐”,問我為什么?你懂的......)


專業的郵件寫法.jpg


同樣,為了顯示專業性也為了方便許多人會設置簽名檔,但需要注意的是在簽名檔中只留公司的職稱和聯系方式,與公司無關的聯系方式(如個人微信、QQ)就不要一并列入簽名檔中。


4、邏輯清晰


正文內容里盡量少口水話,簡明扼要地將5W1H(What什么事?When什么時間、截止時間?Where什么地點?Why為什么做?Who主要項目負責人是?How如何執行、配合)闡述清楚。在開頭和結尾加上禮貌性的開場和感謝。


5、附件格式


附件格式是一個老話題了,我們經?;嵩詬鳫R發送簡歷或者給領導客戶發送文件的時候遇到對方打不開的情況。你不能保證受眾跟你一樣在電腦上安裝了所有適配的軟件。


因此,在發送office類文件(word、excel、ppt)時應盡可能將文檔轉化為低版本的文件,如應將pptx轉換為powerpoint2003兼容的ppt格式或PDF格式。


如果你要給國外的客戶發送掩飾文件,最好再準備一份keynote的文件,天知道他的macbook電腦上有沒有安裝office呢?


6、分類管理


隨著我們接觸越來越多的事情,郵件也漸漸多起來了。不少人經常抱怨每天一到辦公室打開電腦未讀郵件就是99+,這都是你沒有很好地分類各種郵件造成的后果。


在這里我給大家的建議是申請三個不同的郵箱,對不同類型的郵件進行分類管理。


(1)私人郵箱:一般用QQ郵箱,接收朋友、同學等發送的私人信息。


(2)公司郵箱:一般用公司提供的郵箱,方便調用公司通訊錄。


(3)注冊郵箱:用于注冊各種論壇、網站賬號。

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